Comunicação Processual: O que são os ofícios processuais e qual a importância para o seu negócio?

Em um processo judicial, dezenas ações são realizadas com o objetivo de promover a sua regular tramitação e alcançar a justa solução do litígio. Entre elas, a comunicação processual. Entenda mais no artigo desta semana.

Gerenciar as comunicações processuais evita perda de prazos ou penalidades por descumprimento.

Em um processo judicial, dezenas ações são realizadas com o objetivo de promover a sua regular tramitação e alcançar a justa solução do litígio.

Essas ações são chamadas de atos processuais e podem ser classificadas em diversas categorias, como atos de comunicação, atos de impulso processual, atos decisórios, atos instrutórios, entre outros.

Dentro dos atos de comunicação estão os ofícios processuais como: citações, intimações, notificações, entre outros.

Vamos entender mais sobre os ofícios processuais.

O que são ofícios processuais?

Os ofícios processuais são atos de comunicação realizados entre dois órgãos judiciais ou entre órgãos judiciais e entidades externas, no âmbito de um processo judicial.

Esses ofícios podem ser direcionados a diversas entidades, como outros tribunais, cartórios, órgãos públicos, instituições financeiras, empresas ou pessoas físicas envolvidas no processo.

Quais são os ofícios processuais?

Existem dezenas de ofícios processuais e todos eles têm o objetivo de viabilizar a obtenção de informações, documentos, provas, diligências ou cumprimento de ordens judiciais.

Alguns exemplos de ofícios processuais comuns incluem:

Ofícios de citação.

O principal ofício em um processo, é a notificação a uma parte que está sendo demandada judicialmente e deve comparecer ao tribunal para apresentar sua defesa.

Ofícios de intimação.

São ofícios utilizados para comunicar as partes sobre a realização de audiências, prazos, decisões judiciais, entre outros atos processuais relevantes.

Exemplo: A comunicação da marcação da audiência para as partes envolvidas.

Ofícios de requisição de informações.

O juiz pode expedir um ofício de informação para um órgão público, como a Receita Federal, solicitando informações sobre bens ou rendimentos de uma das partes envolvidas no processo.

Exemplo: Em casos de pensão alimentícia, pode ser solicitado a comprovação de renda do réu junto à receita federal ou o extrato de movimentação bancária junto a instituição financeira correntista para comprovar renda diferente da declarada.

Ofícios para cumprimento de ordens judiciais

Quando uma decisão judicial determina o cumprimento de uma medida específica, o juiz pode expedir um ofício para que a autoridade responsável a execute.

Exemplo: Em casos de disputa de guarda, o cumprimento da guarda compartilhada.

Como é feita a comunicação dos ofícios processuais?

As comunicações dos ofícios processuais eram realizadas através de um oficial de justiça que ia até a pessoa e entregava o documento. A partir do recebimento, era dado o início do prazo judicial.

Desde 2015, essas comunicações passaram a ser realizadas por meio eletrônico.

Conforme o artigo 246, §1°, do CPC/15, empresas públicas e privadas devem ter registro junto aos sistemas do judiciário brasileiro.

Assim as empresas passaram a receber intimações, intimações e ofícios de forma eletrônica automaticamente e não mais de forma física.

Com isso, os tribunais criaram sistemas de caixas processuais onde são concentradas todas as comunicações e as empresas precisam se cadastrar para acessar diariamente essas informações.

O que gerou para grandes empresas um desafio logístico, uma vez que o Brasil possui uma diversidade de Estados e consequentemente, de sistemas (em vários casos, mais de um sistema por estado).

Adicionalmente a isto, o CNJ (Conselho Nacional de Justiça) criou o Domicílio Judicial Eletrônico.

O Domicílio Judicial Eletrônico é uma solução que cria um endereço judicial virtual para centralizar as comunicações processuais, citações e intimações de forma eletrônica às pessoas jurídicas e físicas.

Ele conecta todos os tribunais brasileiros (que enviam as comunicações processuais) aos usuários cadastrados (que recebem e acompanham as comunicações). E substitui as comunicações físicas e/ou o deslocamento de oficiais de Justiça.

Como gerenciar as comunicações dos ofícios processuais?

O maior desafio no gerenciamento dessas comunicações são o volume de informações, gestão de tempo e cumprimento prazo.

O Domicílio Judicial Eletrônico unifica milhares de informações em um só lugar, deixando como responsabilidade da empresa definir qual tratamento será dado para cada tipo de comunicação.

Dependendo do tamanho da empresa, como o caso de instituições financeiras, seguradoras ou operadoras telefônicas, são milhares de novos ofícios diários em dezenas de sistemas.

O que acarreta a perda de prazos e multas ou penalidades por revelia ou descumprimento.

Ter um serviço que realiza a Gestão das Comunicações Processuais é o diferencial das principais Instituições Financeiras do país que contrataram nosso GECP.

A plataforma cria esteiras personalizadas, com filtros, de acordo com a estrutura operacional de cada cliente.

Assim é possível ordenar por prioridade as comunicações e a não perder a resposta a algum ofício.

O que acontece caso um ofício processual não seja respondido?

São diversas as consequências e elas variam de acordo com cada situação e ofício.

Para os ofícios particulares, o resultado mais grave é a propositura de um processo judicial pela parte que se sentiu lesada.

Nos órgãos administrativos, é necessário ficar atentos às multas administrativas e outras sanções.

Os casos mais graves são os ofícios remetidos pelo Poder Judiciário, que demandam cooperação do particular com a justiça.

Alguns casos:

• Permissão de acesso aos livros empresariais;

• Realização de baixa cadastral, como no cadastro de inadimplentes;

• Concessão dados ou informações sobre terceiros;

• Fornecimento de esclarecimentos sobre fato;

• Execução de ato necessário ao cumprimento de medidas legais;

• Entrega de bens de terceiros sob responsabilidade da empresa.

De todo modo, os maiores riscos são o ato atentatório à dignidade da justiça, as multas diárias e o crime de desobediência.

É essencial além de discernir o que são os ofícios, adotar medidas de controle e gerenciamento de processos internos.

Os riscos podem ser evitados se a empresa tiver uma organização eficaz com cada área responsável, que deve avaliar as correspondências e indicar as medidas necessárias.

A e-Xyon é especialista em criar soluções de automação jurídica para evitar problemas com ofícios e processos judiciais.

O Gestor e-Xyon de Comunicações Processuais se integra ao Domicílio Judicial Eletrônico e às Caixas Processuais dos Tribunais.

Nossa tecnologia realiza uma varredura das informações e as organiza em uma plataforma que pode ser integrada com o seu sistema de gestão.

Além disso, o GECP não abre os prazos processuais, conferindo mais tempo para preparação de acordos, defesas ou coleta de subsídios.

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